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Cómo lograr acuerdos con personas conflictivas

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Cómo lograr acuerdos con personas conflictivas: Lograr un acuerdo significa tanto preparar un camino claro y bien informado, como mantener una mentalidad flexible que permita ubicar o crear soluciones alternativas para superar obstáculos como los temidos puntos muertos.

Estos son algunos tips que te ayudarán a superar situaciones aparentemente insalvables.

Actitud propositiva

Expresa siempre esta verdad: una negociación es una oportunidad para crecer, para aprender, para mejorar las situaciones, y tu objetivo es acorde con la lógica de gana-gana.

  1. Busca un espacio adecuado
  • Establece y haz la propuesta de un plan de reuniones con objetivos para la negociación.
  • Las reuniones deben tener un horario claro y el mismo debe ser respetado.
  • Las reuniones eternas o indefinidas, son el componente perfecto para producir puntos muertos y conflictos.
  • Establece un espacio físico agradable y en neutral, donde ambas partes se sientan a gusto.
  • Procura que la contraparte se sienta respetada y bien atendida.

Una persona que toma la iniciativa en pro del bienestar de todos, tiene a su favor la psicología del anfitrión, a quien se le confiere autoridad de manera inconsciente. Desde la entrada recibe cordialmente a la gente, o salúdale cordialmente. Entra a un espacio luego de que ellos entren, pero invitándoles activamente a pasar, y permite que se sienten primero: todo ello será registrado como psicología del anfitrión y juega a tu favor otorgándote autoridad en los ojos de la contraparte.

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Desarrolla las negociaciones cara a cara, solamente emplea el correo electrónico para enviar los resúmenes de cada reunión, eso es importante. Registra en  los sistemas de consulta de tu equipo los desarrollos y la sugerencias de solución.

El ciclo de reuniones funciona así: preparación, reunión, análisis de resultados, envío de acta con evaluación del objetivo alcanzado o no con sugerencias de solución y reunión de nuevo.

  1. Definir y fragmentar el asunto a negociar.

Invita a definir claramente el asunto a resolver. Si el mismo es complejo y tiene varias facetas, ubica con tu equipo una seria de subtemas y preséntalo en la propuesta. Para negociar, los asuntos deben ser claros y lo más sencillos posibles.

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  1. Es gestión, no improvisación
  • Planifica
  • Infórmate previamente sobre el asunto, sobre tu contraparte, sobre lo que dicen medios y comunidades al respecto.
  • Debes considerar todos estos aspectos y antecedentes.
  • Desarrolla escenarios posibles que deseas, y adáptalos de ser necesario en la medida en que avanzan las negociaciones.
  • Debes tener sí, definido desde el inicio los puntos no negociables (must- haves)
  • Los puntos negociables que además le pueden dar premios a la contraparte (nice-to-haves).
  • Así determinas qué escenarios son aceptables y enfocados con tu labor y la de la institución, y qué puntos puedes aceptar como mejoras potenciales.
  1. La honestidad comienza en casa

Ten presente tu estilo de negociador. Complementa tus competencias con los estilos de negociación que no dominas y sean necesarios. Asesórate y busca la presencia de personas que tengan estas competencias faltantes y sean leales al enfoque de escenarios que has planteado. Ser conscientes sobre nuestras competencias y debilidades, nos permite seguir caminos preventivos y constructivos.

  1. Favorece intereses y gustos compartidos

Las personas nunca se comprometen con aquello de lo que no han hecho parte. Debes propender porque la contraparte sienta que sus aportes son importantes y son además de tenidos en cuenta, considerados y aplicados en la agenda.

Por ello es importante que te prepares con anterioridad conociendo a tu contraparte, si es posible, mejor de lo que ella se conoce a sí misma. Si es el caso, realiza encuestas, además de analizar con suficiencia antecedentes, teorías, casos y variables de contexto acerca de la situación.

También aquí se resalta la importancia de tener claridad sobre los puntos no negociables (must-haves), y los negociables (nice-to-haves). En estos últimos la contraparte hallará espacio para sus aportes. Cuando te encuentres con propuestas de la contraparte en puntos negociables, y sean coherentes con el gana – gana, resalta que es un aporte importante, pero no te apresures a concluir algo o a comprometerte con su aplicación.

Posteriormente a la reunión, analiza esa propuesta de la contraparte, sus implicaciones, y si es el caso, sugiere un complemento que le permita ser aplicable.

En la siguiente reunión comenzarás anunciando que esa propuesta de la contraparte ha sido analizada, es positiva, aplicable, y expones si es el caso las sugerencias preparadas anteriormente para que sea llevada a cabo: la contraparte se sentirá representada y cada vez más comprometida con la negociación exitosa, simplemente, porque se ha sentido parte de la misma, al ser sus propuestas tomadas en cuenta y además consideradas seriamente para mejoras de la gestión. Este es el gana – gana en acción.

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  1. Argumentos, no emociones

Sin actitudes defensivas, enfoca todo el tiempo la reunión en la solución gana – gana. Evitar ataques personales o faltas de respeto. Cuando te sientas atacado, considera si vale la pena contestar, mantener silencio o invitar amablemente a una nueva reunión.

Si la contraparte está en actitud defensiva, toma un tiempo para exponer que esta negociación busca un gana, gana y usa tu Ayuda Memoria y Preguntas y Respuestas para exponer el por qué con argumentos sólidas, cifras. Demuestra que sabes sobre el tema y con tu actitud demuestra que estás para el bien común.

  1. Honestidad hacia la contraparte

Sé empático, pero no juegues. Aclara con asertividad y argumentos sólidos por qué un punto no es negociable y enfatiza cómo hay otros puntos que sí lo son.

  1. Soluciones, no problemas.

Hay personas que tienen la actitud de traer un problema para cada solución. La mejor forma de contrarrestarles es ofrecerles información, y empoderarles para que propongan una solución que será conversada.

Debes tener previamente diseñadas una serie de opciones y alternativas de solución y harás que la solución de esa persona caiga en alguna de esas opciones. Es posible que lo que esa persona llegue con un nuevo escenario no considerado anteriormente por ti.

Dedica tiempo en la negociación para que la persona pueda exponer y aclararte dudas sobre ese escenario y luego lleva el asunto a análisis interno con tu equipo, no te apresures en aceptar, pero sí agradece la propuesta y enfatiza que es positiva, y que será analizada y procesada, para llevar conclusiones la siguiente reunión.

Evidencia tu compromiso, tu convicción de que estás interesado en lograr un acuerdo beneficioso para ambas partes.  Ten en cuenta los intereses de la contraparte y no dudes en ceder ante puntos que son importantes para tu interlocutor, pero que no lo son para ti, o que al menos, no alteran los escenarios o enfoques previamente preparados por ti previamente.

  1. Aprende a comunicarte públicamente

Todo líder es ante todo un gran comunicador. Debes exponer tu parte con claridad, sencillez, amenidad y si es posible, con ayudas visuales. Debes ser lo más breve posible, opta por frases contundentes y menos por explicaciones largas y aburridas.

Pregunta lo que no comprendas, escucha demostrando atención y mirando a los ojos sin amedrentar, confirma que entendiste lo dicho por la otra parte, repitiendo lo que la otra parte te ha dicho para asegurar que el mensaje haya sido bien transmitido, y sé empático, con interés real por lo que preocupa a la otra persona. Recuerda que tu labor es también escuchar a la comunidad para ubicar rutas de mejora para la institución.

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  1. Cierra con conocimiento de escenario

Prepara propuestas de gana – gana, toma la iniciativa. Que en la misma se reflejen con claridad los aportes de la contraparte, enfatiza esto. Anuncia positivamente y con alegría medida, que el resultado será de gran beneficio para ambas partes, conserva un lenguaje corporal abierto y sincero. A continuación, aclara con la contraparte cuáles son las tareas, compromisos y responsabilidades de cada persona. Es posible que hayan quedado algunos puntos detenidos, pero no temas avanzar con los puntos que ya han sido acordados. Esos puntos críticos aún no resueltos, podrán ser abordados en un ciclo nuevo de negociación que ahora has convertido en reuniones de inteligencia para la mejora continua.

  1. La negociación se disfruta, no se sufre

La negociación es un espacio de gestión para la innovación y la mejora. Te permite conocer a la comunidad a profundidad y te da la oportunidad de demostrar un liderazgo empático y humano, ¡Disfruta el proceso!

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