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Conceptos claves sobre comunicación interna, cultura e identidad

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En el siguiente artículo conocerás los principales conceptos relacionados con la comunicación interna, la identidad, la cultura organizaciones, además de identificar como la comunicación es un  avanzado el proceso de intercambio y transmisión de información, la comunicación forma parte de todos los procesos sociales. Según Juan Benavides  experto en  comunicación indica es sus investigaciones desde el ámbito social, y no solamente desde el individuo, sus emociones, su bagaje cultural y sus maneras de relacionarse.

En las áreas que cubre la comunicación como ciencia: la política, la opinión pública, los medios de comunicación, las relaciones públicas y la comunicación organizacional. La comunicación es indispensable, ya que que permite el movimiento y circulación de  la información en las organizaciones, gestionados las necesidades e intereses de sus empleados con el resto de la sociedad.

Joan Elias y Jose Mascaray  describen la comunicación como “un elemento decisivo en la existencia de las organizaciones, tanto si son empresariales como institucionales. Y es, además, un extraordinario agente de cambio que permite a las empresas adaptarse a|las exigencias del entorno”.

Eficiencia, Eficacia, Efectividad en la comunicación organizacional

En los procesos de comunicación la eficiencia, eficacia, efectividad  son de vital importancia al reconocer a la comunicación organizacional como un área estratégica dentro de la compañía.

La eficiencia, viste en comunicación organizacional por ejemplo, se refiere al grado de aprovechamiento de los recursos.

¿Cuándo se es más eficiente en comunicación?

Se es más eficiente en la medida que se evitan desperdicios.  en el área de la comunicación organizacional, la eficiencia se encuentra relacionada con la utilización de los recursos disponibles frente a los resultados que se obtienen de la gestión comunicativa:

Los recursos pueden ser físicos y humanos financieros, en general todo aquello que nos permita|adelantar acciones.

En la eficiencia en el desarrollo de la estrategia de comunicación es simplemente el total cumplimiento de los objetivos estratégicos planteados, afirma María Cristina Ocampo.

Adriana Guzmán de Reyes, indica que n el ámbito de la comunicación corporativa,  eficacia hace referencia a la pertinencia de los mensajes, la claridad, la oportunidad y el impacto de los medios seleccionados para la transmisión de dichos mensajes.

La efectividad en la comunicación  garantizar el éxito de la gestión. Jesús Beltrán  afirma que la efectividad en los resultados de un trabajo que es eficaz y eficiente a la vez, es decir, cuando para realizar las actividades planeadas para el alcance de un objetivo, se utilizan solamente los recursos que están disponibles y así se obtiene el resultado esperado: el cabal cumplimiento del objetivo.

Concepto de comunicación Interna

La comunicación interna tiene como fin:

  • Orientar, motivar
  • Retener al equipo humano que hace parte de las diferentes organizaciones.
  • Gestionar el clima organizacional
  • Consolidar la cultura organizacional
  • Alinear los objetivos de la organización con las acciones de los trabajadores

Horacio Andrade, afirma que la comunicación interna es un “conjunto de actividades efectuadas por la organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación”.

En virtud de lo anterior, es indispensable desarrollar nuevos mecanismos estructurados de comunicación que permitan mejorar las relaciones internas del equipo de trabajo así como la información que se maneje dentro de la organización.

Qué es la identidad corporativa

Etimológicamente hablando Identidad significa identico. En el ámbito de las organizaciones este concepto es aplicado a la personalidad corporativa, a aquellos rasgos esenciales que diferencian a una organización del resto.

“La identidad es el conjunto de significados que los públicos internos asocian a una organización” (Rodríguez, 2008). Esto supone una fidelidad a la esencia y a la tradición del buen hacer de la compañía. Según Joan Costa, citado por Rodríguez en su texto, “la identidad es el ADN de la empresa”.

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Debemos tener en cuenta que toda organización es única, la identidad es el reflejo tanto de sus puntos fuertes como débiles y de sus objetivos en el corto, mediano y largo plazo, la finalidad y la pertenencia son las dos metas de la identidad.

Vale la pena entender la identidad fuerte y reconocida por todos los miembros de la organización, pues de esto depende la imagen que se proyecte en los públicos externos.

Los tres conceptos que definen la identidad:

  • Símbolos
  • Comunicación
  • Comportamiento

En otras palabras la identidad es la personalidad de una empresa

La identidad corporativa según Olins procede directamente de la estructura de la empresa o de su estrategia. Define tres niveles de identidad corporativa:

  1. Identidad monolítica, que se basa en que toda empresa maneja un único estilo visual utilizando los mismos símbolos en todas partes
  2. Identidad respaldada, en la que las empresas subsidiarias tienen su propio estilo, pero donde se sigue reconociendo a la empresa matriz.
  3. Identidad de marca, en la que las subsidiarias tienes su propio estilo, y la empresa matriz no es reconocida por los no iniciados. 

¿Qué debes tener en cuenta en la construcción de la identidad?

 La identidad de la organización debe proyectase hacia los públicos, con el fin de que estos tengan una imagen positiva de la organización y sus objetivos, por tal razón se requiere un programa de identidad corporativa en una organización, para la  implementación de elementos centrales de comunicación teniendo en cuenta las preferencias de la empresa.

  • Selección del público objetivo: Se describe como un grupo al cual una organización desea transmitir un objeto. Esto significa, hay interacción entre la elección de objetivos y la elección del grupo objetivo. Al elegir públicos objetivos de comunicación, deben realizarse dos tareas: “primero, distinguir entre públicos objetivos más importantes.
  • Estudiar aquellas características de los públicos objetivos seleccionados que sean importantes para los fines de la comunicación
  • Identificar las características socioeconómicas de sus miembros, su motivación, su percepción de las características más importantes de la organización.
  • Segmentación basada en relaciones de dependencia

Cómo formular un mensaje para comunicación interna

Lo primero que se debe tener en cuenta es definir de un concepto para el mensaje,  y realizar preguntas claves como:

  • ¿Qué debería decirse? (promesa, proposición, evidencia),
  • ¿Cómo debería decirse? (lenguaje, forma, tono, etc.)
  • Conocer la información necesaria para rellenar la fórmula PPT (promesa, prueba, tono)”, está en las decisiones que se tomaron al marcar los objetivos y al elegir los públicos objetivo.

El objetivo es transformar la información en un mensaje atractivo y distintivo, depende de la habilidad y el talento y creatividad de los miembros del equipo de comunicación.

¿Cómo seleccionar los medios de comunicación interna?

A continuación conocerá  11 criterios para evaluar los medios en casos concretos:

  • Capacidad para la comunicación emocional
  • Capacidad para comunicación cognitiva
  • Actividad conativa
  • Bilateralismo
  • Coerción/probabilidad de confrontación
  • Control del tiempo/lugar/frecuencia
  • Alcance/selectividad
  • Entorno al medio
  • Grado de control
  • Factor sorpresa
  • Paso interno/externo

Cómo define la cultura organizacional

La cultura organizacional es  transversal porque debe presentarse en todos los ámbitos de la organización, en toda actividad y en todo momento, al mismo tiempo que las organizaciones crecen y evolucionan en su estructura.

La cultura organizacional es el conjunto de valores y normas compartidos que controla las interacciones entre los integrantes de la organización, con los proveedores, clientes y otras personas externas a la misma.

Según es experto en comunicación Jones, “ la cultura de la organización esta formada por las personas que integran la organización, por la ética de la misma, por los derechos laborales que se otorgan a los empleados y por el tipo de estructura que utiliza”.

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El concepto es imprescindible en toda compañía pues es aquel elemento que modela y controla la conducta al interior de las organizaciones, influyendo directamente en la manera como los miembros responden ante las diferentes situaciones, y la forma como interpretan todo aquello que los rodea en el ambiente laboral.

Cómo plantear un plan de cultura organizacional

Plantea que de la noche a la mañana el concepto de cultura corporativa se ha convertido en el punto central de los círculos empresariales. Para él es desde lo ochentas que la cultura empresarial comienza a jugar un papel dominante en el pensamiento directivo en general, simplemente porque la dirección empresarial se ha hecho progresivamente más humana, generando que los directivos se conviertan en cultivadores de significados.

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La seguridad de la organización como un todo en relación con las fuerzas sociales de su entorno, la estabilidad de las lineas de autoridad y comunicación, la continuidad de la política y de las fuentes de decisión de dicha política, y la homogeneidad de perspectiva con respecto al significado y papel de la organización, son los elementos que, según Lessem hacen parte de la salud organizativa, que la buena gestión de la cultura organizacional mantendría en el tiempo.

Importancia de la filosofía corporativa

La filosofía corporativa es concepto hace referencia al contenido real de la institución empresarial, es decir, es aquí donde “se define los contenidos reales de la empresa y de la misma forma se va a legitimar los comportamientos y generar los criterios institucionales.

A partir de la filosofía corporativa se determina las directrices del negocio y la planeación estratégica para llevar a cabo todo tipo de actividad en las empresas. Se podría decir que la filosofía es hoy un elemento de gran poder y valor en el ámbito empresarial.

Para los autores mencionados “la filosofía corporativa define los principios que dan transparencia y generan confianza en las relaciones dentro de la red institucional por un lado, y por el otro facilita los principios de comportamiento a los que debe orientarse la cultura empresarial”.

La definición de la filosofía empresarial debe realizarse partiendo de dos premisas básicas:

  • “ Todo diseño debe basarse en una realidad y debe disponerse de una capacidad de utopía y de visión”.
  • “La claridad se produce a través de mensajes congruentes, breves, sencillos, comprensibles y capaces de despertar emociones”

Una filosofía que es clara para todos conduce a una toma de decisiones fundamentadas en bases sólidas, lo que en el tiempo significará un aumento en la productividad. Capriotti afirma que si la filosofía corporativa no es entendida por todos los miembros de la organización se crean confusiones, obligando a los altos directivos a adoptar medidas de control para orientar el recurso humano, lo que a su vez generará una estructura organizacional más rígida y piramidal, y esto supone un obstáculo para la innovación.

Por qué es importante  la comunicación en las compañías

 ¿Por qué desarrollar estrategias de comunicación?

Las de estrategias de comunicación, se encuentra en “el respaldo del logro de objetivos institucionales, fortaleciendo la identificación de los colaboradores con la empresa:

  • Proporciona información relevante, suficiente y oportuna, reforzando su integración, y generando una imagen favorable de la organización y de sus productos y servicios”.
  • Es de vital importancia que todo lo que se plantee desde el área de comunicación esté sustentado hasta donde sea posible, pues cuando culminen los procesos no se podrá evaluar que necesidades se cubrieron, ni cuál fue el alcance de la gestión. En su texto Horacio Andrade menciona 5 aspectos importantes, que permite identificar la investigación:
  • “conocer la problemática existente en materia de comunicación y sus causas; definir las necesidades de información de la empresa hacia su personal; detectar las necesidades de información del personal y su grado actual de satisfacción; evaluar la efectividad de los medios de comunicación con los que cuenta la empresa; evaluar el resultado obtenido con los esfuerzos de mejora”.
  • Para generar ambientes laborales más productivos es importante propiciar la identificación de los miembros de la organización con la compañía. Lo anterior significa generar un sentido de pertenencia y orgullo, a través de la difusión de los elementos propios de la cultura corporativa. Lo anterior se hace con la intención de que los colaboradores encuentren sentido y dirección bajo unos principios conductuales que orienten sus decisiones.
  • Los miembros de una organización necesitan conocer muchos elementos para sentirse parte de la compañía y desempeñarse correctamente en sus puestos de trabajo. Por tal razón es importante dar información “relevante, suficiente, confiable y oportuna sobre el entorno”.
  • Promover la integración con y entre los colaboradores, es un factor clave de éxito porque ayuda a mejorar la comunicación vertical y horizontal al romper las barreras existentes entre áreas y niveles. Horacio Andrade expone que crear un clima de colaboración y apoyo, genera el cumplimiento de objetivos comunes.
  • Es necesario crear una imagen favorable y consistente de la organización entre sus públicos. El autor en mención, añade que por imagen no se refiere únicamente a lo externo, a todo aquello ligado a elementos que hacen parecer lo que no se es, sino que al contrario, propiciar por que la imagen que se maneja hacia el exterior sea congruente con el público interno, es el tema central del concepto de imagen.
  • Es indudable la acogida y crecimiento que ha tenido el sector de la comunicación al interior de las organizaciones. En el texto La Planificación de la Comunicación Empresarial (2008), se afirma que en la actualidad, un considerable número de compañías han resaltado la necesidad de integrar la comunicación en sus planes organizacionales.
  • “Tan sólo para el 2004, el 88.6 % de las empresas tiene un departamento interno de comunicación, que trabaja sobre todo en comunicación corporativa y de crisis, relaciones con los inversores y comunicación interna”. Afortunadamente, las empresas han comprendido que si los colaboradores no entienden ni aplican los diferentes elementos de la filosofía corporativa, no los identifican como propios, esto podría ocasionar el desperdicio de un potencial enorme y la posibilidad de obtener un mejor resultado empresarial será menor, y el retener a los mejores profesionales, será una tarea imposible. Sara Díez Freijeiro (2006), en su libro Técnicas de Comunicación: la comunicación en la empresa, explica que la comunicación al interior de las organizaciones permite:

Crear un clima en el que el trabajador se sienta reconocido, escuchado, valorado, y en el que se le especifique que es lo que se espera de él. “ Si el empleado se siente valorado de forma individual, es más fácil que se adapte al trabajo en equipo”

  1. Dar claridad sobre la planeación estratégica de la organización, divulgando a los colaboradores las actividades que se van a implementar, dónde y cómo se encuentra la empresa frente a esa planeación y a dónde se quiere llegar.
  2. Promover la participación activa de los colaboradores a diario. d. Incentivar a que todas las personas hagan parte del logro de unas metas comunes “provocando que unan sus esfuerzos con el fin de conseguir esos objetivos”.
  3. Definir y reforzar la manera de realizar las cosas en la organización.
  4. En caso de necesitar cambios en la cultura de la organización velar por superar dicha resistencia. g. Proyectar una imagen favorable de la empresa, de sus productos y de sus servicios entre sus públicos internos “crear una imagen que sea consistente y congruente con el interior y el exterior”.

La finalidad de este trabajo, después de la identificación de un problema partiendo de un diagnóstico, que se expondrá en un capitulo posterior, es demostrar que en los aspectos que se está fallando se pueden mejorar a través de la figura de un comunicador que diseñe e implemente estrategias de comunicación interna. Este profesional deberá velar por el bienestar y el buen quehacer de todos los miembros de la organización.

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