Cómo liderar una reunión efectiva, reuniones que producen negociaciones exitosas, las negociaciones se llevan a cabo a través de reuniones presenciales. Esas reuniones deben seguir la lógica de la reunión efectiva.
Aquí están los tips básicos para sostener reuniones exitosas.
1. Define objetivos concretos.
Define el objetivo del ciclo de negociación. Si el asunto es complejo, subdivídelo en objetivos específicos. Si algo es demasiado complejo y no se puede escribir en un objetivo simple y claro, no podrá ser resuelto.
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2. Planifica y distribuye previamente
Antes de iniciar reuniones, o tras efectuar una primera reunión de acercamiento, escribe el plan de reuniones, sus objetivos y las políticas de comunicación y negociación que serán seguidas. Comunícalo personalmente y envíalo por escrito. Invita a tu interlocutor a darte feedback e incluye sus observaciones en un documento guía final que deberá ser aprobado por ambas partes.
3. Prepárate con anterioridad
Debes preparar: FODA, AyudaMemoria, Preguntas y Respuestas y una presentación Power Point o similar, que sea simple y de alto impacto. Evita diapositivas con exceso de texto. No leas la diapositiva. Usa siempre balas o puntos para separar los temas. Evita párrafos largos o continuos.
Mantén un equipo asesor para analizar los resultados de cada sesión al finalizar la reunión o durante la pausa. Todo tu equipo debe compartir la misma información y cada uno deberá tener asignado un nivel de autorización para hablar sobre ciertos temas. Un equipo que se contradice, o habla antes de tiempo, pierde la negociación.
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4. Una buena reunión es breve
Cada reunión debe tener una hora de duración como máximo. Si se trata de una emergencia, entonces subdivide las reuniones largas que son requeridas para resolver una crisis compleja en cuestión de días, en sub-reuniones de máximo 1 hora y media.
Así, puedes tener sesiones de 8 horas, que no se sienten tan pesadas, y te dan la oportunidad de demostrar liderazgo de anfitrión.
5. Puntualidad
En las políticas previas, dadas en el punto 2, queda claridad sobre las normas de puntualidad. Si hay quórum de al menos el 60% inicia. Si llegan interlocutores importantes más tarde, detén en la primera reunión el avance y efectúa un resumen, pero al final, aclara que entiendes que la gente puede tener inconvenientes, pero que esta negociación es muy importante y la puntualidad debe ser respetada para que personas importantes puedan aportar y ser escuchadas en suficiencia.
Dirígelo de manera que reconozcas la importancia de la presencia de todos, y menos hacia el “regaño”, pero debes ser asertivo en cuando a enfatizar la importancia de ser puntuales.
6. Celulares silenciados
Una persona con un celular puede distraerse fácilmente y ello retrasará la labor de todas y todos. Solicita que los celulares sean silenciados, y aclara que la reunión o bien es corta, o bien la misma tendrá pausas, precisamente para que las personas puedan efectuar tanto las llamadas como consultas que requieran, sin que se vea afectada la dinámica de la reunión, para bien de todos.
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7. Información escrita
Antes de iniciar cada reunión, deja en el puesto de cada participante un documento impreso con tus propuestas, o análisis que correspondan. Luego los envías por correo electrónico para certificar que han sido entregados.
8. Actas
Cada reunión tiene un objetivo y tras la misma debes distribuir un acta con los resultados, avances y tareas. Puedes dejar una copia impresa al inicio de cada reunión en cada puesto, y previamente la envías por correo electrónico, para certificar su entrega.
